Arquivologia Geral - Para Concursos Públicos

Classificação, Temporalidade e Destinação de Documento de Arquivos

Com base nos princípios modernos de Arquivologia, surgiram normas e manuais técnicos para controlar a gestão dos documentos públicos e trazer uma organização do Estado e da sociedade. Desde muito tempo, pensava-se sobre a organização e acesso a esses documentos, mas foi a partir de 1988 que a Constituição Federal instituiu que:

“cabem à administração pública,na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem” Artº 216, parágrafo 2º.

Essa regra se fortaleceu ainda mais em 8 de janeiro de 1991, com a Lei 8.159/91, sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados. A classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivos são de suma importância para a organização dos arquivos correntes e intermediários e foram produzidos por técnicos do Arquivo Nacional, da Antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do Planejamento, analisados e aprovados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que é vinculado ao Arquivo Nacional.

De acordo com o órgão que o documento estiver relacionado, a gestão deverá ser feita pela instituição arquivística, afim de serem orientados. Assim, poderá ser implementado o código e a tabela conforme atividades-fim (relativas ao órgão) e atividades-meio (serviços terceirizados). Por causa da dinâmica a que sofrem algumas atividades públicas é necessário que hajam alterações e revisões para a atualização dos documentos. Veja como são utilizadas as seguintes técnicas:

Código de Classificação de Arquivo

Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

A tabela de temporalidade contém as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão e se destina a definir o tempo de uso e o destino dos documentos relativas as atividades específicas.Para que seja validada, após a sua produção, deverá ser encaminhada para uma instituição arquivística pública.

De acordo com o prazo de vida dos documentos, a necessidade de definir um período para eliminação ou arquivamento foi fundamental para a administração. Esse conceito é chamado de ciclo de vida documental arquivístico. Esse método já era utilizado nos Estados Unidos e Canadá e em países da Europa. No Brasil, com a Lei 8.159/91, em seu artigo 9º, foi definido a eliminação de documentos sob orientação de uma instituição arquivística.

As pesquisas sobre o período de arquivamento de documento começaram a ser feitos desde 1970. O Arquivo Nacional fez um manual cujo título é “Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos” em 1985. No ano seguinte, foram realizadas as primeiras aplicações da técnica por meio da Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo Nacional.

Essas aplicações, mesmo que restritas, foram um grande passo para diminuir a quantidade de documentos armazenados e também, tornar o espaço de destinação mais organizado, produtivo e eficaz. Após pesquisas e entrevistas com várias pessoas, incluindo historiadores e servidores relativos à área, foi definido em 1993, a Comissão Interna de Avaliação que determinou prazos e destino dos documentos após anos de uso. Outra fase foi a elaboração da tabela de temporalidade.

Houve a criação de uma tabela em 1993 para os documentos da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN). Para isso, um grupo de técnicos do Arquivo Nacional foi organizado. Foi criado também, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad), após a instalação do Conarq, para tornar a tabela produzidas pelo SEPLAN juntamente com o Arquivo Nacional, mais usável e aplicável a documentos em todas as esferas públicas.

Código de Classificação de Arquivo

É um tipo de técnica de classificação para todos os documentos produzidos ou recebidos por um órgão público. Devido a essa classificação, os documentos poderão ser melhor agrupados, recuperados e apagados em uma posterior consulta. Seu objetivo é dar agilidade à recuperação dos arquivos, bem como a sua avaliação, seleção, exclusão, troca, devolução e acesso aos documentos.

Na classificação por assuntos (funções, atividades e espécies e tipos documentais), os documentos são agrupados de acordo com um mesmo tema. Eles seguem uma hierarquia e são organizados conforme as funções e atividades de cada órgão.

Nessa hierarquia, códigos numéricos são atribuídos a cada documento segundo a hierarquia funcional do órgão que é definida por meio de classes, subclasses, grupos e subgrupos e tomando como critério do tema mais geral para o mais particular.

Modelo de Código de Classificação Decimal

Para adotar essa técnica foi utilizado o sistema decimal com o assunto. O código é dividido em dez classes, que são consideradas as principais, e estas são divididas em subclasses, grupos e subgrupos. As classes principais são simbolizadas por um número inteiro de três algarismos. Veja:

Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900

Essas classes são nomeadas com as principais funções executadas pelo órgão. A partir dessa definição, segue a classificação por subclasses, grupos e subgrupos. Veja no exemplo:

Classificação	Código	Assunto
CLASSE	000	ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBCLASSE	010	ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
GRUPO	012	COMUNICAÇÃO SOCIAL
SUBGRUPOS	012.1 012.11	RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Cada item é representado por uma margem que irá mostrar a hierarquia dos assuntos tratados. O código tratado em questão, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000 (Administração Geral) e a classe 900 (Assuntos Diversos). As outras classes (100 a 800) estarão relacionadas as principais atividades executadas pelo órgão. Como elas não são comuns, devem ser definidas de acordo com as orientações da instituição arquivística.

Este código ainda é composto por um índice que será organizado em ordem alfabética e relacionado ao código numérico correspondente para facilitar a procura e seleção dos assuntos.

 Aplicação do Código de Classificação de Arquivo

A classificação de arquivos é essencial na gestão completa e na verificação das informações. Através dela, as rotinas relacionadas a cada órgão e os procedimentos auxiliam na aplicação e consequente eficiência no arquivamento das informações. Por meio da classificação e arquivamento de documentos entende-se o funcionamento dessa técnica.

Classificação de documentos

A classificação deverá ser feita por servidores qualificados e estes deverão executar dois passos:

• Estudo: análise e leitura dos documentos de forma a detectar por qual assunto serão classificados.
• Codificação: inserir o código referente ao assunto escolhido.

Como proceder na classificação?

Primeiro, é recebido um documento para análise, após a leitura é extraído o assunto principal e outros assuntos relacionados ao conteúdo. Dentro da tabela de classificação, descubra qual o código que pertence o assunto escolhido. No primeiro documento, escreva o código selecionado e preencha a Folha de Referência. Veja o modelo a seguir:

Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública (Conarq 2001)"

Caso encontre algum outro documento para anexar, não esqueça de escrever o código correspondente, em cada documento anexado.

Arquivamento de documentos

Na parte do arquivamento e após a sua classificação, há os seguintes passos que devem ser obedecidos:

• Inspeção: é feito uma verificação do documento, constatando se o assunto, os anexos e classificação está correta ou deverá ser alterada.
• Ordenação: os documentos são ordenados de acordo com os assuntos em comum. Com esse passo, faz-se a verificação dos erros, afim de minimizá-los, e também, organizando-os e facilitando o arquivamento.

Depois dessa última fase, os documentos com mesmo código serão agrupados em dossiês com capas e prendedores específicos que farão referência ao código, o assunto e, se preciso, nome, órgão, firma ou lugar. Esses dados estarão na capa para facilitar a identificação dos documentos. Apenas, os processos e os volumes não serão incluídos dentro do dossiê. Todos esses elementos serão colocados em caixas ou pastas.

Com isso o processo terá maior eficiência e produtividade, pois haverá a diminuição do número de pastas com dossiês correspondentes no mesmo local. Outro benefício é a organização interna da pasta, inserindo o nome da pessoa, do órgão, firma ou lugar a que o documento se refere.

• Arquivamento: após a classificação total do documento, ele é colocado dentro de uma pasta suspensa, caixa ou prateleira. Obs.: Cuidado ao guardar um documento, pois se feito errado será mais difícil localizá-lo.

Como proceder no arquivamento?

Encontre documentos relacionados ao assunto, agrupe-os e coloque-os em ordem cronológica decrescente, sempre insira a data mais recente primeiro.

Para os documentos que não estão agrupados em um mesmo assunto ou não possuem relação com nenhum, adote como critério a ordem cronológica, alfabética, geográfica etc. e forme dossiês.

Veja se há cópias, deixe a original e exclua as outras. Se não houver original, fique apenas com uma cópia. Atente-se ao inserir os documentos nas capas apropriadas, exceto os volumes e processos que devem permanecer soltos na pasta para facilitar o manejo deles.

• Retirada e Controle: nessa fase os documentos são retirados do arquivo para empréstimo, esclarecimento de informações ou para realizar uma juntada (termo jurídico que se refere a anexação ou inclusão de um documento num processo em andamento).

Para que haja uma retirada, é necessário haver um recibo de empréstimo com todos os dados referentes ao documento, assim como as datas de saída e devolução. O objetivo é controlar o prazo de saída dos documentos e verificar a frequência em que ele é utilizado. O recibo funciona como comprovante de localização do arquivo, pois ele deverá ter duas vias, a 1ª estará dentro da pasta a qual o documento foi retirado. Após a devolução, deverá ser excluído. A 2ª via será anexada em um fichário, em ordem cronológica, afim de controlar e cobrar após o vencimento do prazo de entrega.

Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011)

Configuração da Tabela de Temporalidade

Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devem criar e usar uma Tabela de Temporalidade, Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão.

Para configurar e utilizar corretamente uma tabela de temporalidade será necessário definir os seguintes itens:

Assunto

Os documentos de uma instituição serão organizado pela hierarquia de atividades e funções. As funções, atividades, documentos e espécies foram nomeadas de assuntos e organizados de acordo com um código específico que será o auxílio para arquivar documentos. Para isso é utilizado um índice que contém todos os códigos e a sua referência, para facilitar na hora da procura.

Prazo de Guarda

O prazo de guarda representa o tempo em que um documento ficará arquivado, nas fases corrente e intermediária. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos. O prazo definido foi em anos.

Para tanto, deve ser definida uma ação concreta para especificar uma data para o conjunto de documentos. Uma ação concreta poderá ser “até aprovação das contas ou até a quitação da dívida”. Assim, esse prazo é definido em duas fases:

Fase corrente

Fase em que o documento é frequentemente utilizado e deve estar próximo ao departamento que irá utilizá-lo.

Fase intermediária

Fase em que o documento ainda será utilizado pela administração, mas com menor frequência, podendo ser levado para o depósito.

De acordo com a realidade arquivística no Brasil, os prazos de guarda, nessas fases seguem as seguintes variáveis: 

1. Para os órgãos que possuem um local de armazenamento de documentos, mas necessitam de serviços de arquivamento intermediário é preciso redefinir os prazos de acordo com as características de cada fase, sem alterar o prazo total de guarda. Esses órgão devem possuir um seguintes setores para armazenamento:

» arquivo setorial – aquele que está dentro da organização;
» arquivo central – (fase intermediária I) que está no depósito dentro do órgão e pode ser requerido a qualquer momento;
» arquivo intermediário – (fase intermediária II) a gestão será feita por uma instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal.

2.  Já para os órgãos com local para armazenamento (arquivo central), mas sem serviços de arquivamento intermediário, deve-se utilizar o arquivamento corrente e o arquivo central funcionará como arquivo intermediário. Para isso deverá obedecer os prazos e recolher o arquivo permanente.

3. Para os órgãos sem local para armazenamento, mas com serviços de arquivamento intermediário. Os próprios órgãos poderão armazenar os documentos e estarão na fase de arquivamento corrente (transferindo documentos), após o prazo de guarda, levar para o arquivo intermediário que recolherá o arquivo permanente.

4. Para os órgãos sem local para armazenamento e sem serviços de arquivamento intermediário, os próprios órgãos farão o armazenamento dos documentos próximo ao local de trabalho (armazenamento corrente) e a guarda intermediária pelo próprio órgão ou pelo arquivo público.

Destinação Final

Nessa fase, o documento poderá ser eliminado, caso não represente valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando os documentos são guardados para prova, informação ou pesquisa. A guarda permanente dos documentos será sempre feita por uma instituição arquivística pública, como o Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais e municipais. Um exemplo disso é o Arquivo Público do Distrito Federal, que guarda informações sobre a história da capital em diversos formatos multimídia. Há instituições que guardam os seus próprios arquivos permanentes, sob orientação técnicas dos arquivos públicos.

Observações

É o local destinado para incluir informações adicionais, justificativas e orientações sobre suporte à informação e destino dos documentos na tabela.

 Veja o exemplo da tabela extraída do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011):

 

Elaborar Tabela de Temporalidade

Para início de questão, conheça os princípios que irão ajudar na hora da construção da tabela de temporalidade:

Teoria das Três Idades: teoria responsável por determinar parâmetros gerais para arquivamento e destino dos documentos.

No processo de avaliação do documento deve ser considerado a finalidade para sua criação e identificar os valores apropriados, de acordo com seu potencial de uso. Os valores podem ser:

» Valor Primário – utilizados na administração do órgão, devendo ser definido prazos para guarda, armazenamento anterior à eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Ou seja, período em que o documento terá utilidade para fins legais, fiscais ou administrativos.

» Valor Secundário – uso dos documentos para outras finalidades, além da finalidade dada inicialmente. Existe o:

» Probatório – aqueles que comprovarão o funcionamento, as atividades e a existência da instituição.

» Informativo – aqueles que possuem informações importantes para fins de estudo ou pesquisa.

Dentro dessa metodologia, deve-se levar em consideração as funções e atividades praticadas pelos órgãos públicos, baseando-se na informações dos documentos, pois a partir disso, pode-se fazer uma análise segura.

Como proceder na elaboração da tabela?

Para que a tabela seja elaborada, os órgãos devem indicar uma Comissão Permanente de Avaliação composta por arquivistas, servidores com conhecimento de toda documentação, historiadores, profissionais de área jurídica, economistas, sociólogos e outros que possam colaborar.

Essa comissão fará a orientação, avaliação, adaptações necessárias e revisões para que a tabela esteja completa para a aprovação por uma instituição arquivística pública. Eles também deverão indicar um grupo de trabalho que farão o levantamento de dados, dos conjuntos documentais, entrevistas com servidores relacionados à área de documento, processamento de informações e preenchimento da tabela. Após isso, a proposta será encaminhada para a Comissão Permanente de Avaliação, para verificação dos prazos e destino, aprovação e encaminhamento da tabela para uma instituição arquivística para aprovação.

A partir dessa aprovação, os funcionários relacionados à área arquivística deverão ser treinados para aplicar e analisar corretamente a tabela. As especificações dentro da categoria de “Observações” na tabela de temporalidade serão relativas à documentos permanentes de administração geral, organização e funcionamento, recursos humanos, com prazos específicos. Veja:

• De acordo com às atividades-meio, os documentos permanentes são aqueles relacionados a administração geral (projetos, políticas e planos;programas de modernização; relatórios de atividades; acordos, convênios e ajustes; ações judiciais; normas e regulamentos, etc.
• Também consideram-se permanentes os que se relacionam com à organização e funcionamento (regimentos; estatutos; organogramas; divulgação e campanhas do órgão, etc.)
• Documentos ligados à àrea de Recursos Humanos terão o prazo de 52 anos para consulta, de acordo com o período especificado pelo órgão relativo à aposentadoria:

» 35 anos – período relativo ao tempo de contribuição do servidor;
» 17 anos – de acordo com o período de aposentadoria compulsória 70 anos, conforme a Constituição Federal.

• Com prazos de guarda de 100 anos para documentos relativos a assentamentos individuais, pensões e aposentadorias, de forma a atender as necessidades de pensionistas e prováveis descendentes.
• Com relação ao valor secundário, os documentos relativos à Recursos Humanos, os conjuntos de documentos permanentes (tabelas, quadros e políticas de pessoas; documentos sobre as diretrizes do órgão; documentos sobre hábitos e costumes; prêmios; reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios; relativos à movimentos reivindicatórios de servidores).
• Pelo fato dos documentos financeiros necessitarem de julgamento dos tribunais de contas deverão estar na fase corrente até a aprovação das contas e mais 5 anos na fase intermediária, conforme legislação.
• Os documentos relacionados à execução financeira, como prestação de contas, balanços, estímulos creditícios, etc., que comprovam as receitas e despesas financeiras do órgão terão valor permanente.
• Para os documentos orçamentários são considerados valores permanentes (proposta orçamentária; orçamento aprovado pelo governo; documentos relativos a execução orçamentária.).
• Documentos relativos a material e patrimônio, terão valor permanente, aqueles que resguardam direitos patrimoniais (inventários de material permanente; inventários de bens imóveis, veículos e semoventes; escrituras de bens imóveis; desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de domínio; projetos, plantas e obras de bens imóveis.).
• Documentos relativos à documentação e informação terão valor permanente (inventários de documentação bibliográfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; política interna de acesso aos documentos de arquivo; análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade; termos de eliminação e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informática.)
• Documentos relacionados a assuntos diversos terão valor permanente aqueles pertencentes ao planejamento e programação de eventos promovidos pelo órgão, assim como discursos, palestras, etc. Se não houver a existência dos documentos originais no órgão, a cópia será recolhida, como uma fonte única da informação.

Aplicando Tabela de Temporalidade

Existem rotinas adequadas para a elaboração de uma tabela de temporalidade. Além do procedimento já citado, a seleção, o destino dos documentos e o cumprimento dos prazos de guarda são feitos por meio de rotinas que irão auxiliar na hora da produção:

Rotinas para destinação dos documentos na fase corrente

Verificar, separar, eliminar cópias e destinar os documentos para exclusão, seguindo os prazos de guarda.

Rotinas para destinação dos documentos na fase intermediária 

Verificar, separar documentos de acordo com os conjuntos de documentos comuns, fazer a triagem dos documentos para guarda permanente, bem como alteração ao suporte, se for o caso; Registrar e elaborar termo de eliminação, listar documentos para o recolhimento, de acordo com as orientações da instituição arquivística relativa a guarda permanente.

Alteração do suporte da informação 

Fase em que são adotados recursos tecnológicos para alterar o suporte da informação. Isso irá requerer seguir técnicas e leis, além de verificar a disponibilidade de pessoal, os recursos financeiros, instalações dos arquivos de segurança e outras condições para correto funcionamento do suporte. Apesar de reduzir a necessidade de armazenamento de informações, pode gerar despesas no órgão.

As vantagens desse método são: agilidade na recuperação da informação, preservação dos documentos, melhor aproveitamento do espaço para armazenar documentos, facilidade no manuseio, entre outras.

Para modificar documentos de acordo com o suporte da informação deve-se tomar critérios como:

• verificar as questões legais, garantias jurídicas, especificações e procedimentos de acordo com a legislação brasileira e organismos internacionais. Cada órgão deve procurar a melhor alternativa na utilização desses recursos. Do ponto de vista legal:

» Legislação sobre microfilmagem - não é permitida a eliminação de microfilmagem;

» Validade do microfilme – definido de acordo com critérios e padrões ditados pela lei;

» Legislação brasileira – como a legislação encontra-se em processo de regulamentação deve-se verificar a lei em vigor.

• organização dos documentos, para posterior recuperação dos mesmos;
• avaliação dos documentos, identificando os valores que justifiquem o custo da operação;
• características físicas adequadas de acordo com o uso, o estado de conservação;
• melhores técnicas, para assegurar a qualidade da reprodução, durabilidade e acesso à informação;
• possuir depósitos e equipamentos de segurança da informação para preservação do novo suporte.

Triagem de documentos em fase intermediária

Os documentos que passam pela triagem são eliminados de acordo com seu valor ou preservados se tiverem fins administrativos ou de pesquisa. Na tabela de temporalidade é possível verificar se um documento precisa passar pela triagem. O seu próprio conteúdo informa se serão preservados exemplares únicos de documentos repetidos ou conjuntos de documentos para eliminação. Outros critérios podem ser tomados como:

• Fazer a triagem antes do recolhimento do documento;
• Seleção por amostragem – processo em que há a preservação de documentos que se destinam à eliminação, com a finalidade de resgatar procedimentos administrativos. É necessário nessa etapa recorrer as orientações da instituição arquivística pública.

Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção, mas em todos os casos o arquivo intermediário deverá elaborar uma listagem dos documentos a serem eliminados de acordo com a lei da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados.

Espécies de Documentos

Ata - modalidade de documento oficial em que um resumo é feito em um livro específico, sobre os fatos mais importantes ocorridos em uma assembleia, reunião ou sessão.

Atestado - modalidade de documento oficial em que uma pessoa atesta algo em favor de outra, firmado veracidade acerca de algum fato.

Aviso - modalidade de comunicação oficial expedida exclusivamente por Ministros de Estados para autoridades da mesma hierarquia.

Carta - modalidade de comunicação oficial de órgãos públicos para outrem em situações não-cerimoniosas. Tem sido substituída pelo Ofício.

Certidão - modalidade de documento oficial emanado de autoridade pública fornecida ao interessado atestando fatos verificados de acordo com registros em livros, processos ou documentos das repartições públicas.

Circular - modalidade de comunicação oficial multidirecional, ou seja, vários destinatários, escrita muitas vezes por ofício, carta ou memorando, sendo identificadas como ofício-circular, carta-circular ou memorando-circular.

Decreto - atos administrativos expedido por um dos três poderes, competência exclusiva do Chefes do Executivo, Legislativo ou Judiciário, destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de modo expresso ou implícito na lei. Quando pelo Executivo, é assinado pelo Presidente da República, Governadores dos Estados ou Prefeitos. Quando pelo Legislativo, está sujeito à promulgação do Presidente do Senado Federal na regulação de matérias de competência exclusiva Congresso Nacional. Se pelo Judiciário, pelos magistrados e juízes no caso das sentenças judiciais.

Decreto-Lei - norma administrativa com efeito de lei, expedido pelo poder executivo quando o legislativo estiver com poder suspenso.

Despachos - modalidade de comunicação oficial de autoridades sobre assuntos de competência, submetidos a sua apreciação em autos ou papéis administrativos.

Edital  - modalidade de documento de acesso público de ordem oficial. Exemplo: edital de um concurso público contém todas as regras e normativos do certame.

Exposição de Motivos - modalidade de comunicação oficial em que o Vice-Presidente da República, Ministros de Estados ou dirigentes de órgãos se dirige ao Presidente da República, expondo fatos que justifiquem necessidades de medidas ou providências para a solução de problemas. Por exemplo, proposição de projeto de ato normativo, medidas ou comunicação de determinado assunto.

Lei - norma ou conjunto de normas jurídicas, emanada pelas autoridades competentes, com efeito de obrigatoriedade onde se cria, extingue ou modifica direito.

Memorando - modalidade de comunicação oficial interna entre unidades administrativas de um órgão. Possui agilidade em sua tramitação e simplicidade em procedimentos burocráticos.

Mensagem - modalidade de comunicação oficial trocada entre os Chefes dos Três Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).

Notas - modalidade de comunicação oficial entre o Ministério das Relações Exteriores e as Representações Diplomáticas.

Ofício  - modalidade de comunicação oficial trocada entre autoridades.

Ordem de Serviço - modalidade de documento oficial autorizando a execução de algum serviço por órgãos públicos subordinados ou servidores dos mesmos.

Portaria - ato administrativo expedido por autoridade pública por meio do qual instruções são dadas para a execução de um serviço, uma lei, regulamento, nomeação, demissão ou medida disciplinar.

Regimento - conjunto de princípios ou normas que estabelecem o funcionamento interno de um órgão público ou repartição.

Regulamento - conjunto de normas ou regras estabelecidas de forma organizada para a execução de uma lei.

Relatório - modalidade de comunicação oficial contendo um conjunto de informações expondo o desenvolvimento de algum serviço à autoridades superiores.

Requerimento - modalidade de comunicação oficial em que solicitações ou pedidos são feitos a órgãos públicos ou autoridades competentes.

Gestão Documental

O que é Gestão Documental?

Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações.

Relativa à Gestão Documental, a Constituição Federal prevê, em seu Artigo 216, Parágrafo 2º:

§ 2º - Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Origem e Objetivos da Gestão Documental

Considerando-se as exigências do amplo acesso às informações do governo, e com a prioridade de se racionalizar e simplificar esse procedimento, algumas normas foram estabelecidas para que garantisse agilidade e precisão na recuperação de documentos e eliminação daqueles cujos valores estivessem esgotados.

Para isso, parâmetros técnicos de gestão documental foram determinados para a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos. Essa medida contribuiu para o atendimento eficaz às demandas da sociedade, no que diz respeito à transparência e acesso rápido e facilitado às informações do governo.

Segundo o livro “Gestão Documental Aplicada”, de Ieda Pimenta e Hilda Delatorre, a Gestão Documental tem por objetivos:

• Assegurar o pleno exercício da cidadania;
• Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
• Promover a transparência das ações administrativas;
• Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada;
• Agilizar o processo decisório;
• Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
• Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
• Racionalizar a produção dos documentos;
• Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
• Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.

Princípios Arquivísticos

Conhecidos por serem um marco principal que diferencia a arquivística de outras ciências documentárias, os princípios arquivísticos são divididos em:

Princípio da Proveniência

De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades exercidas pela instituição, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Os arquivos não devem ser misturados aos outros de origem distinta, respeitando-se a sua individualidade dentro de um contexto orgânico de produção.

Princípio da Organicidade

Os conjuntos documentais são um reflexo do que representam as relações administrativas orgânicas; portanto, o princípio da organicidade diz respeito ao espelho da estrutura, funções e relações internas e externas de uma entidade, gerados pelos arquivos.

Princípio da Unicidade

Em função do contexto em que foram produzidos e independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo são caracterizados pela propriedade de conservar um caráter único.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade

Destruição não autorizada ou qualquer forma de dispersão indevida devem ser evitados, de acordo com o princípio de integridade, que defende que os fundos de arquivo devem ser preservados.

Princípio da Cumulatividade

De acordo com esse princípio, o arquivo possui três características em sua formação, como ser progressivo, natural e orgânico.

Fases da Gestão

A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:

Produção de documentos (1ª Fase)

Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.

Utilização de documentos (2ª Fase)

O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.

Destinação de documentos (3ª Fase)

Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.

Níveis de Aplicação

São quatro os níveis em que a aplicação de um programa de gestão de documentos pode ser desenvolvida. São eles:

Nível mínimo

Nesse nível, é estabelecido que o órgão deve, como base em procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor permanente, de acordo com a instituição arquivística pública.

Nível mínimo ampliado

Serve de complemento ao nível mínimo, existindo de um a mais centros de arquivamento intermediário.

Nível intermediário

Nível mínimo e ampliado estão juntos nesta categoria que adota programas básicos para elaboração e gestão de formulários, além de correspondência e implantação de sistemas de arquivos.

Nível máximo

Todas as atividades acima descritas estão inclusas nesse nível, que é complementado por gestão de telecomunicações, diretrizes administrativas e utilização de recursos da automação.

Modelos de Gestão Documental

Existem alguns modelos de arquivos estabelecidos para a realização de atividades pertinentes à instituição, por exemplo: formulário de proposta de atualização da tabela de temporalidade e/ou plano de classificação documental; modelo de espelho que acompanha documentos para arquivo; termo de transferência de documentos; relação de eliminação de documentos; termo de eliminação de documentos; edital de ciência de eliminação de documentos e termo de retirada de documentos.

Gestão de Arquivos Correntes

O desenvolvimento de atividades internas rotineiras de uma instituição requer a existência de documentos correntes. Consequentemente, a classificação, o registro, autuação, controle da tramitação, expedição e o arquivamento facilitam o acesso às informações que se encontram contidas neles. Tais operações técnicas caracterizam o que se pode chamar de serviços de gestão de documentos correntes.

Definições e Conceitos Básicos da Gestão Documental

Documento

Qualquer informação registrada, independente do formato ou suporte, é conhecida como documento. Há dois tipos: ODocumento eletrônico – registro no meio eletrônico e que existe apenas no mundo virtual – e o Documento físico – informações geralmente registradas no papel.

Processo

Quando um documento avulso ou o conjunto deles são autuados e implica responsabilidade administrativa, técnica, ou financeira, com o objetivo de esclarecer um determinado assunto. É instruído por despachos ou inserção de outros documentos de análise, informações e decisões, durante a sua tramitação.

Recebimento de documentos

Quando o documento ou processo passa pela primeira etapa de tratamento, dá-se o nome de recepção.

Trâmite

O Trâmite é definido por toda a movimentação realizada por um processo ou documento, de uma unidade para outra, interna ou externamente.

Autuação

A partir do momento em que um processo é criado, ocorre a autuação. Essa ação geralmente decorre de um documento avulso.

Juntada

União de um processo a outro, ou a um documento avulso com NUP.

Arquivamento

Nome que se dá ao conjunto de documentos que são produzidos e recebidos, de acordo com o exercício de atividades por instituições públicas ou privadas, independente da natureza ou suporte deles, sendo mantidos em um local apropriado.

Grau de Sigilo

Os documentos são classificados em relação ao grau de acesso ao seu conteúdo em dois níveis:

Ostensivos:

Acesso livre, não possuem restrição.

Sigilosos:

Possuem alguma restrição ao acesso.

Os documentos classificados como sigilosos também subdividem-se em:

1. Ultra-secreto: prazo de duração até 30 anos, prorrogável uma vez por igual período;
2. Secreto: prazo de duração até 20 anos;
3. Confidencial: prazo de duração até 10 anos;
4. Reservado: prazo de duração até 05 anos.

Instrução Normativa - Gestão de Segurança da Informação

INSTRUÇÃO NORMATIVA GSI Nº 1, DE 13 DE JUNHO DE 2008

DOU 18.06.2008

Disciplina a Gestão de Segurança da Informação e Comunicações na Administração Pública Federal, direta e indireta, e dá outras providências.

O MINISTRO CHEFE DO GABINETE DE SEGURANÇA INSTITUCIONAL DA PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA, na condição de SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO CONSELHO DE DEFESA NACIONAL, no uso de suas atribuições;

CONSIDERANDO: o disposto no artigo 6º e parágrafo único do art. 16 da Lei nº 10.683, de 28 de maio de 2003; o disposto no inciso IV do caput e inciso III do §1º do art. 1º e art. 8º do Anexo I do Decreto nº 5.772, de 08 de maio de 2006; o disposto nos incisos I, VI, VII e XIII do artigo 4º do Decreto nº 3.505, de 13 de junho de 2000; as informações tratadas no âmbito da Administração Pública Federal, direta e indireta, como ativos valiosos para a eficiente prestação dos serviços públicos; o interesse do cidadão como beneficiário dos serviços prestados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta; o dever do Estado de proteção das informações pessoais dos cidadãos; a necessidade de incrementar a segurança das redes e bancos de dados governamentais; e a necessidade de orientar a condução de políticas de segurança da informação e comunicações já existentes ou a serem implementadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta.

R E S O L V E:

Art. 1º Aprovar orientações para Gestão de Segurança da Informação e Comunicações que deverão ser implementadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, entende-se por:

I - Política de Segurança da Informação e Comunicações: documento aprovado pela autoridade responsável pelo órgão ou entidade da Administração Pública Federal, direta e indireta, com o objetivo de fornecer diretrizes, critérios e suporte administrativo suficientes à implementação da segurança da informação e comunicações;

II - Segurança da Informação e Comunicações: ações que objetivam viabilizar e assegurar a disponibilidade, a integridade, a confidencialidade e a autenticidade das informações;

III - disponibilidade: propriedade de que a informação esteja acessível e utilizável sob demanda por uma pessoa física ou determinado sistema, órgão ou entidade;

IV - integridade: propriedade de que a informação não foi modificada ou destruída de maneira não autorizada ou acidental;

V - confidencialidade: propriedade de que a informação não esteja disponível ou revelada a pessoa física, sistema, órgão ou entidade não autorizado e credenciado;

VI - autenticidade: propriedade de que a informação foi produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa física, ou por um determinado sistema, órgão ou entidade;

VII - Gestão de Segurança da Informação e Comunicações: ações e métodos que visam à integração das atividades de gestão de riscos, gestão de continuidade do negócio, tratamento de incidentes, tratamento da informação, conformidade, credenciamento, segurança cibernética, segurança física, segurança lógica, segurança orgânica e segurança organizacional aos processos institucionais estratégicos, operacionais e táticos, não se limitando, portanto, à tecnologia da informação e comunicações;

VIII - quebra de segurança: ação ou omissão, intencional ou acidental, que resulta no comprometimento da segurança da informação e das comunicações;

IX - tratamento da informação: recepção, produção, reprodução, utilização, acesso, transporte, transmissão, distribuição, armazenamento, eliminação e controle da informação, inclusive as sigilosas.

Art. 3º Ao Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República - GSI, por intermédio do Departamento de Segurança da Informação e Comunicações - DSIC, compete:

I - planejar e coordenar as atividades de segurança da informação e comunicações na Administração Pública Federal, direta e indireta;

II - estabelecer normas definindo os requisitos metodológicos para implementação da Gestão de Segurança da Informação e Comunicações pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta;

III - operacionalizar e manter centro de tratamento e resposta a incidentes ocorridos nas redes de computadores da Administração Pública Federal, direta e indireta, denominado CTIR.GOV;

IV - elaborar e implementar programas destinados à conscientização e à capacitação dos recursos humanos em segurança da informação e comunicações;

V - orientar a condução da Política de Segurança da Informação e Comunicações na Administração Pública Federal, direta e indireta;

VI - receber e consolidar os resultados dos trabalhos de auditoria de Gestão de Segurança da Informação e Comunicações da Administração Pública Federal, direta e indireta;

VII - propor programa orçamentário específico para as ações de segurança da informação e comunicações.

Art. 4º Ao Comitê Gestor de Segurança da Informação compete:

I - assessorar o GSI no aperfeiçoamento da Gestão de Segurança da Informação e Comunicações da Administração Pública Federal, direta e indireta;

II - instituir grupos de trabalho para tratar de temas específicos relacionados à segurança da informação e comunicações.

Art. 5º Aos demais órgãos e entidades da Administração Pública Federal, direta e indireta, em seu âmbito de atuação, compete:

I - coordenar as ações de segurança da informação e comunicações;

II - aplicar as ações corretivas e disciplinares cabíveis nos casos de quebra de segurança;

III - propor programa orçamentário específico para as ações de segurança da informação e comunicações;

IV - nomear Gestor de Segurança da Informação e Comunicações;

V - instituir e implementar equipe de tratamento e resposta a incidentes em redes computacionais;

VI - instituir Comitê de Segurança da Informação e Comunicações;

VII - aprovar Política de Segurança da Informação e Comunicações e demais normas de segurança da informação e comunicações;

VIII - remeter os resultados consolidados dos trabalhos de auditoria de Gestão de Segurança da Informação e Comunicações para o GSI. Parágrafo único. Para fins do disposto no caput, deverá ser observado o disposto no inciso II do art. 3º desta Instrução Normativa.

Art. 6º Ao Comitê de Segurança da Informação e Comunicações, de que trata o inciso VI do art. 5º, em seu âmbito de atuação, compete:

I - assessorar na implementação das ações de segurança da informação e comunicações;

II - constituir grupos de trabalho para tratar de temas e propor soluções específicas sobre segurança da informação e comunicações;

III - propor alterações na Política de Segurança da Informação e Comunicações; e

IV - propor normas relativas à segurança da informação e comunicações.

Art. 7º Ao Gestor de Segurança da Informação e Comunicações, de que trata o inciso IV do art. 5º, no âmbito de suas atribuições, incumbe:

I - promover cultura de segurança da informação e comunicações;

II - acompanhar as investigações e as avaliações dos danos decorrentes de quebras de segurança;

III - propor recursos necessários às ações de segurança da informação e comunicações;

IV - coordenar o Comitê de Segurança da Informação e Comunicações e a equipe de tratamento e resposta a incidentes em redes computacionais;

V - realizar e acompanhar estudos de novas tecnologias, quanto a possíveis impactos na segurança da informação e comunicações;

VI - manter contato direto com o DSIC para o trato de assuntos relativos à segurança da informação e comunicações;

VII - propor normas relativas à segurança da informação e comunicações.

Art. 8º O cidadão, como principal cliente da Gestão de Segurança da Informação e Comunicações da Administração Pública Federal, direta e indireta, poderá apresentar sugestões de melhorias ou denúncias de quebra de segurança que deverão ser averiguadas pelas autoridades.

Art. 9º Esta Instrução Normativa entra em vigor sessenta dias após sua publicação.

Lei 8.159/91

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Lei dos Arquivos

Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II

Dos Arquivos Públicos

Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

CAPÍTULO III

Dos Arquivos Privados

Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.

Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.

Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV

Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas.

Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais

§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.

§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.

§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.

§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

CAPÍTULO V

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos.

Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos.

Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º - O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção.

Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º - A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991;
170º da Independência e 103º da República.
FERNANDO COLLOR
 

Resolução nº 20 - Conselho Nacional de Arquivos

CASA CIVIL

ARQUIVO NACIONAL

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004

Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 34ª reunião ordinária, realizada em 6 de julho de 2004,

Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental;

Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada;

Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações neles contidas se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização da administração pública;

Considerando que a gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos arquivísticos fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes;

Considerando que as organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos, organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e informação, e garantia de direitos;

Considerando que os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o patrimônio arquivístico digital;

Considerando que somente com a participação ativa das instituições e profissionais de arquivo no processo de gestão arquivística serão assegurados a preservação de longo prazo de documentos em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos;

RESOLVE:

Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.

§1º Considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.

§2º Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

§3º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Art. 2º Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.

Art. 3º A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.

§1º Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.

§2º Os requisitos não funcionais referem-se a: utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.

§3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.

Art. 4º Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3º.

Art. 5º A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001.

Parágrafo único. A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 6º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

JAIME ANTUNES DA SILVA

Presidente do CONARQ

Diário Oficial da União de 19 de julho de 2004

Teoria das Três Idades

A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento.

• Corrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. E a única idade obrigatória pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente.
• Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
• Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido. Jamais será eliminado, emprestado ou passará para fases anteriores.

Manual de Redação da Presidência

Garante a vaga no concurso público, aquele candidato que se destaca dos demais por algum diferencial. Ter conhecimentos a respeito da produção de como fazer redaçãonos padrões da linguagem oficial é uma excelente alternativa para quem deseja trabalhar no serviço público, quer ter um diferencial e se sair bem nas provas. Os concursos para os cargos de escriturário, escrivão e técnico administrativo costumam cobrar esse assunto em caráter classificatório. Como elaborar um ofício, um aviso, parecer, ata, e um memorando são os itens sobre Redação Oficial mais cobrados em provas. Mas, afinal, o que vem a ser Redação Oficial!

Introdução ao Manual de Redação da Presidência

No dia 11 de janeiro de 1991, o Presidente da República autorizou a revisão, atualização, uniformização e simplificação das normas de redação de atos e comunicações oficiais, resultando na publicação da primeira edição deste Manual de Redação da Presidência da República, um documento que define as normas de redação de comunicações oficiais e atos.

O principal objetivo era evitar a edição de normas que fossem redundantes ou desnecessárias, além de possibilitar um aumento da transparência no momento de elaboração dos atos normativos, bem como na verificação do nível de experiência dos encarregados, que ficavam de executar o que estava disposto na norma.

Para a segunda edição do Manual de Redação da Presidência, foram necessárias uma revisão e atualização dos textos, mas preservando integralmente as diretrizes do primeiro trabalho desenvolvido. A verdadeira intenção da elaboração do manual foi visar a contribuição cultural administrativa de profissionalização de quem trabalha no serviço público.

Atualmente, destaca-se na classificação de concursos quem sabe, na teoria e prática, os principais fundamentos na escrita de uma Redação Oficial. Elaborar um texto conciso, objetivo e claro, principalmente se tratando de documento que tratam do serviço público, é uma tarefa que exige constante atualização e conhecimentos do padrão culto da língua portuguesa.

Redação Oficial

O conceito de redação oficial está associado à forma como o Poder Público redige as comunicações e os atos normativos. De acordo com a Constituição Federal, a Administração Pública reúne alguns dos principais fundamentos nesse processo, como a legalidade, moralidade, publicidade, eficiência, utilização do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade, uniformidade e, principalmente, a impessoalidade. Todos esses elementos devem, de alguma maneira, nortear a construção dos atos e comunicações oficiais.

A prioridade estabelecida pelo uso dos padrões da Redação Oficial está em criar textos compreensíveis, transparentes e inteligíveis, em que qualquer cidadão tenha a capacidade de interpretá-los. Eis a definição de alguns desses princípios:

A Impessoalidade

Alguns parâmetros devem ficar estabelecidos no momento de se redigir um comunicado oficial e, dentre eles, está a impessoalidade. Ela é definida, primeiramente, qual se é definido o comunicador, o comunicado e o receptor da comunicação. Como se trata de uma redação oficial, englobam-se o serviço público, a mensagem passada pelo órgão, e o destinatário, ou seja, o conjunto dos cidadãos, ou até mesmo um órgão público a quem se destina a mensagem.

Para tanto, os assuntos tratados devem adquirir um cunho impessoal, pois é sempre em nome do Serviço Público que a comunicação é realizada. Isso gera uma padronização, uma uniformidade nos comunicados elaborados por diferentes setores da Administração. Tal importância ao fator impessoalidade se deve também ao fato de estar se tratando de um público homogêneo, que tanto pode ser um órgão público, ou simplesmente um cidadão. Para finalizar, o caráter do próprio assunto tratado deve ser impessoal.

A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais

No caso de comunicados oficias, há exigências de um determinado nível de linguagem a ser empregado neles, pois o próprio caráter público dos documentos faz com que exista essa finalidade. Os atos oficiais, que estabelecem algumas regras de conduta aos cidadãos, ou regulamentam o funcionamento dos órgãos, só atingem seu objetivo na comunicação, caso seja empregada uma linguagem adequada.

As linguagens de uso restrito, como aquelas entendidas por alguns poucos grupos, como as gírias, os regionalismos vocabulares, e os jargões técnicos devem ser evitados. Já o uso da padrão culto da língua deve sempre ser um referencial para as redações de comunicados e atos normativos, pois nele estão se observa o uso de regras da gramática formal e o emprego de um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. No entanto, pode haver preferências pelo uso de determinadas expressões, excluindo, porém, a utilização de jargões burocráticos deve ser evitada, pois pode limitar a compreensão de quem vai receber a mensagem.

O uso da linguagem técnica não deve ser indiscriminado, mas sim empregado para alguns assuntos e situações que a exijam. Os rebuscamentos acadêmicos ou vocabulário próprio de uma determinada área devem ser simplificados e reescritos em uma linguagem mais universal, para haja entendimento por quem não esteja familiarizado com aqueles termos.

Formalidade e Padronização

Uma das regras a seguir em um documento oficial é a sua formalidade, ou seja, devem obedecer a uma certa forma. Além da impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, é necessário uma formalidade no tratamento que se utiliza para se dirigir ao destinatário. O quesito formalidade se apresenta com a finalidade de trazer civilidade e enfoque ao assunto tratado em determinada comunicação.

A apresentação dos textos também devem seguir um padrão de clareza datilográfica, utilização de papéis uniformes para a redação oficial, e diagramação.

Concisão e Clareza

Conhecida por ser uma qualidade do texto oficial, a concisão é caracterizada por transmitir, com um mínimo de palavras, um máximo de informações. Para conseguir criar um texto objetivo, é fundamental ter conhecimento do assunto abordado, bem como fazer uma revisão do que já foi escrito, pois é por meio da releitura que as repetições desnecessárias são percebidas.

A clareza é outro ponto forte e imprescindível de um documento oficial. Um texto claro pode ser definido como aquele que contribuiu para a compreensão imediata pelo leitor. Para que se possa atingir um nível de clareza suficiente em um texto, é importante salientar que isso depende da presença de outras características no texto, como: impessoalidade, pois evita ambiguidade de interpretações; uso do padrão culto de linguagem, pois evita o uso de gírias e jargões; a formalidade e a padronização, possibilitando a uniformidade dos textos; e concisão, que evita palavras desnecessárias que nada acrescentam ao texto.

A revisão dos textos é outro fator que contribuiu consideravelmente para a existência de concisão e clareza. Reveja os termos, siglas, se seu documento oficial será bem entendido pelo público ou órgão.

O Padrão Ofício

São três os tipos de expedientes que se diferenciam, primeiramente pela finalidade, e depois pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Para criar um modelo uniforme deles, pode-se adotar um único formato de diagramação; a esse padrão, dá-se o nome de padrão ofício.

Partes do documento no Padrão Ofício

Algumas partes devem estar contidas, igualmente, no aviso, ofício e o memorando. São elas:

• Seguido da sigla do órgão que o expede, devem constar o tipo e o número do expediente.

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF

Aviso 123/2002-SG

Of. 123/2002-MME

• Com alinhamento à direita, deve constar, por extenso, o local e a data em que o documento foi assinado.

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 2012.

• O resumo do que será tratado no documento deverá ser colocado em assunto.

Exemplo:

Assunto: Produtividade do órgão em 2012.

• Destinatário: deve conter o nome e o cargo da pessoa a quem se destina a comunicação. Nos ofícios, deve-se incluir o endereço.

• Texto: As situações que não forem um simples encaminhamento de documentos, o expediente deve conter estruturas como: introdução (assunto que motiva a comunicação, com emprego da forma direta e evitando termos como “tenho a honra de”, “tenho prazer de”); desenvolvimento (detalhamento do assunto, com as ideias separadas por parágrafos distintos, permitindo maior clareza); e conclusão (reafirmação ou reapresentação da posição sobre o assunto).

Os parágrafos devem ser numerados, exceto quanto estiverem organizados em itens, títulos e subtítulos.

• Quando a situação for de encaminhamento de documentos, a estrutura deve conter: introdução (inicia-se com uma referência ao expediente que fez a solicitação do encaminhamento, ou com a informação do motivo da comunicação, que no caso seria encaminhar. Em seguida, adicionar os dados completos do documento, como o tipo, data, origem ou signatário e o assunto abordado.); e desenvolvimento (espaço onde se encontra algum comentário do autor da comunicação, a respeito do documento encaminhado. Caso não haja comentários, não há parágrafos de desenvolvimento).

Exemplo:

Em resposta ao Aviso nº12, de 1º de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº34, de 3 de abril de 2010, no Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

• fecho: utiliza-se para arrematar o texto e saudar o destinatário. O documento deve conter assinatura e identificação do cargo daquele que o emite. Existem dois tipos de fechos diferentes para as diversas modalidades do texto oficial.

Exemplo:

Respeitosamente. (deve ser usado para destinatários como autoridades superiores, incluindo o Presidente da República);

Atenciosamente. (deve ser utilizado para destinatários como autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior).

• Assinatura e identificação do autor da comunicação (com exceção dos comunicados assinados pelo Presidente da República, todas as outras devem conter um espaço, abaixo do local da assinatura, para o nome e o cargo da autoridade que as emite.)

Exemplo:

(espaço para assinatura)

NOME COMPLETO

Ministro da Secretaria de Aviação Civil

Forma de Diagramação

Os documentos que seguem a linha do Padrão Ofício devem ser apresentados dentro de alguns parâmetros, como:

• Utilização da fonte Times New Roman, tamanho 12 no texto geral, 11 nas citações e 10 quando houver notas de rodapé;
• Permite-se a utilização das fontes Symbol e Wingdings para os símbolos não existentes na fonte Times New Roman;
• A partir da segunda página do documento oficial, é obrigatório inserir número da página no restante;
• Utiliza-se “margem espelho” para a impressão de ofícios, memorandos e anexos, ou seja, impressão em ambas as faces do papel, e margem esquerda e direita com distâncias invertidas nas páginas pares;
• Os parágrafos devem ser iniciados a 2,5 cm de distância da margem esquerda;
• Delimita-se, no mínimo, 3,0 cm de largura para o campo destinado à margem lateral esquerda;
• Destina-se um espaço de 1,5 cm para a margem lateral direita;
• Os textos deve conter espaçamento simples entre as linhas, e de 6 pontos entre os parágrafos. Caso o editor de texto não tenha recursos para essas configurações, o ideal seria de uma linha em branco entre os parágrafos;
• Evitar o abuso de negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, sombra, relevo, bordas, ou excessos de formatação que prejudiquem a clareza e elegância do documento;
• A tinta preta deve ser usada para impressão, sempre no papel branco. Impressão colorida somente nos casos de gráficos e ilustrações;
• Papel de tamanho A-4 para as impressões de todos os tipos de documentos do Padrão Ofício;
• De preferência, utiliza-se o formato de arquivo Rich Text para os documentos de texto;
• Na medida do possível, os documentos elaborados devem ser preservados como arquivo de texto, para que outras pessoas possam consultar ou aproveitar trechos, posteriormente;
• O nomeação do arquivo deve seguir um determinado padrão, para facilitar sua localização;

Exemplo:

tipo do documento + número do mesmo + palavras-chave do conteúdo

“Of 123 – produtividade ano 2012”

Aviso e Ofício

Bastante semelhantes, a única diferença entre o Aviso e o Ofício está em que primeiro é expedido somente por Ministros de Estado, quando o comunicado é para autoridades de mesma hierarquia; o segundo, por e pelas demais autoridades. A principal finalidade de ambos está relacionado ao tratamento que os órgãos da Administração Pública dão aos assuntos oficiais, entre si; no segundo, trata também dos casos particulares.

Forma e Estruturas

Seguem o mesmo modelo do Padrão Ofício, incluindo um vocativo, seguido por vírgula, para invocar o destinatário.

Exemplo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República,

No cabeçalho ou rodapé do ofício, devem constar algumas informações de quem o expede, como: nome do órgão ou setor, endereço postal, telefone e endereço de correio eletrônico.

Memorando

Utilizado como uma forma de comunicação interna, o memorando é um documento elaborado entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas pertencentes ao mesmo nível hierárquico, ou não. Seu caráter pode ser simplesmente administrativo, ou também pode ser útil para a demonstração de ideias, projetos, diretrizes e outros, que podem ser adotados por determinado setor público.

A agilidade é a sua principal característica. A rapidez e simplicidade de seus procedimentos define como deve ser a tramitação desse documento. Com o intuito de se evitar o aumento desnecessário do número de comunicações, no próprio memorando deve constar os dados do despacho; em caso de falta de espaço, inserir em folha de continuação. Esse processo contribuiu para a transparência quanto às decisões tomadas, assegurando que o andamento do documento possua um histórico.

Forma e Estruturas

O memorando segue a mesma linha de modelo do Padrão Ofício; o que os diferencia é o fato de se mencionar o cargo ocupado pelo destinatário.

Exemplo:

Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

Exposição de Motivos

Quando para informar o Presidente da República ou o Vice-Presidente de algum assunto, propor uma medida ou submeter, a sua consideração, um projeto de ato normativo, dirige-se um expediente chamado "Exposição de Motivos." Geralmente, quem costuma dirigir a exposição de motivos é um Ministro de Estado. Para situações em que ocorre o envolvimento de mais de um Ministério no assunto tratado, a exposição de motivos deve requerer a assinatura de todos os Ministros envolvidos. Para esse caso, dá-se o nome de "interministerial".

Uma cópia do documento dessa modalidade de comunicação pode ser, em certos casos, encaminhada ao Congresso Nacional, ao Poder Judiciário, ou ser publicada no Diário Oficial da União, a versão integral, ou parte dela.

Forma e Estruturas

De uma maneira geral, a estrutura e forma da Exposição segue a linha de apresentação do Padrão Ofício. De acordo com seu propósito, a Exposição de Motivos pode ser apresentada em duas formas básicas de estrutura, como a que tenha simplesmente um caráter informativo, e outra para os casos de proposta de medida ou submissão de um projeto de ato normativo.

A proposta de alguma medida ou projeto de ato normativo que estejam inclusos em anexo à exposição de motivos, deve conter, além da estrutura do padrão ofício e cometários pertinentes do autor, uma introdução (com a situação a ser tratada), um desenvolvimento (as razões daquela medida ou ato normativo) e uma conclusão (qual medida a ser tomada ou qual ato a ser editado para uma possível solução do problema).

Outro detalhe importante de se lembrar é que o documento deve trazer um formulário de anexo à exposição de motivos e, de acordo o modelo previsto no Anexo II do Decreto nº 4.176, de 28 de março de 2002, deve estar devidamente preenchido.

Mensagem

Dá-se o nome de mensagem ao instrumento de comunicação oficial utilizado pelos chefes dos Poderes Públicos. Destaca-se as mensagens que o Poder Legislativo recebe do Chefe do Poder Executivo, com informações a respeito da Administração Pública. O documento possui algumas finalidades que, de um modo geral, estão ligadas ao agradecer e fazer todas as comunicações que sejam de interesse público e da Nação.

Forma e Estruturas

Alguns parâmetros devem ser seguidos para a redação de uma mensagem, como:

• Em horizontal, inserir o tipo de expediente, com número, perto do início da margem esquerda;

Exemplo:

Mensagem nº

• Inserir o cargo ocupado pelo destinatário, após inserir o pronome de tratamento, também em horizontal e no início da margem esquerda;

Exemplo:

Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal,

• Inicia-se o texto a 2cm do vocativo;
• Na vertical, inserir local e data, a 2 cm do final do texto. Na horizontal, os dois devem coincidir o final com a margem direita;
• O signatário, assim como os diversos atos que são assinados pelo Presidente da República, não pé identificado na mensagem.

Telegrama

Para facilitar o entendimento a respeito de alguns procedimentos burocráticos, ficou decidido que toda comunicação oficial que fosse expedido por meio de telegrafia, telex e outros, deve se chamar telegrama.

Por não ser o modelo mais atual de comunicação, além de depender da verba pública para ser enviada, o uso do telegrama é restrito às situações que o envio pelo correio eletrônico ou fax não seja possível, ou por alguma medida de urgência. Quando usada, a concisão e clareza em sua escrita deve ser uma prioridade.

Forma e Estruturas

Preenchendo os formulários que se encontram disponíveis nos Correios, ou até mesmo na Internet, não há necessidade em se seguir um padrão rígido de estrutura no telegrama.

Fax

Devido ao desenvolvimento da internet, esse meio de comunicação se encontra em desuso. Seu uso está ligado à transmissão de mensagens urgentes e para enviar um documento antecipadamente, quando não há possibilidade de uso do meio eletrônico. O arquivamento se faz por meio da cópia do documento,  já que o papel de fax tem uma temporalidade curta.

Forma e Estruturas

Ao enviar um documento por fax, convêm-se juntá-lo a um modelo principal, como folha de rosto, onde encontra-se um simples formulário que traz alguns dados de identificação da mensagem a ser enviada, como órgão expedidor, setor do órgão, endereço do órgão, destinatário, nº do fax de destino, data, remetente, telefone para contato, fax/correio eletrônico, nº de páginas, nº do documento e observações.

Correio Eletrônico

Usualmente denominado e-mail, o correio eletrônico é conhecido por sua velocidade, baixo custo de envio e, atualmente, é o principal meio de comunicação  para se transmitir documentos.

Forma e Estruturas

A flexibilidade é uma das palavras-chave quando se fala em e-mail. Não há exigências de uma forma rígida em sua estrutura, mas deve-se tomar cuidado com o uso de uma linguagem incompatível com a comunicação oficial. A lacuna “assunto” deve ser preenchida com a finalidade de se organizar os documentos que se encontram, tanto nas pastas do destinatário, quanto nas do remetente. Os arquivos anexados no e-mail devem, de preferência, ter o formato Rich Text. O espaço para mensagem, quando se anexa um arquivo, deve ser utilizado para incluir as mínimas informações sobre o conteúdo.

Quando possível, utilizar um recurso conhecido como “confirmação de leitura”, ou inserir uma mensagem com o pedido de confirmação do recebimento.

Valor Documental

Para que o e-mail possa ser reconhecido como um documento original, tendo valor documental, é preciso existir, segundo alguns termos da legislação, uma certificação digital que identifique e ateste o remetente.

Portaria Normativa 5

SECRETARIA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002 (*)

Dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.

A SECRETÁRIA-ADJUNTA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso das atribuições conferidas pelo Decreto s/nº, de 3 de novembro de 1999 e pelo Decreto nº 3.858 de 5 de junho de 2001 e tendo em vista o disposto na Portaria/MP nº 171, de 28 de dezembro de 1999, resolve:

Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, nos termos do Anexo desta Portaria Normativa.

Art.  2º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

RENATA VILHENA

ANEXO

PROCEDIMENTOS  GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

1. OBJETIVO

Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à gestão de processos e correspondência, com a finalidade de criar bases para a implantação de sistemas informatizados unificados no âmbito a que se destina.

2. CONCEITOS E DEFINIÇÕES

Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definições:

AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.

Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa, oficial e particular, recebida e expedida.

a) Interna e externa

A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.

A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal.

b) Oficial e particular

A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros órgãos públicos ou empresas privadas.

A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à Administração Pública Federal.

c) Recebida e expedida

A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da Administração Pública Federal.

DESAPENSAÇÃO - É a separação física de processos apensados.

DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

DESMEMBRAMENTO - É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.

DESPACHO - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

DILIGÊNCIA - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

DISTRIBUIÇÃO - É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.

DOCUMENTO - É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, conforme descrito a seguir.

a) Caracterização quanto ao gênero

Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou impressos;

Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;

Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;

Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e fitas vídeomagnéticas;

Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos e fitas audiomagnéticas;

Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.: rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;

Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido (Winchester) e disco óptico.

b) Caracterização quanto à espécie

Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;

Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de infração;

Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc. Ex.: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica; Atos de ajuste: São representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos (transação, ajuste etc.) e, Atos de correspondência: Objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

c) Caracterização quanto à natureza

Documentos Sigilosos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que, embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;

Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional; mandados de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da Instituição; folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por força de lei, exijam tramitação preferencial.

Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;

Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral. FOLHA DO PROCESSO - São as duas faces de uma página do processo.

INTERESSADO - Pessoa física ou instituição que será objeto de análise do processo.

JUNTADA - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

JUNTADA POR ANEXAÇÃO - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex. Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, para subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.

NUMERAÇÃO DE PEÇAS - É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

PÁGINA DO PROCESSO - É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

PEÇA DO PROCESSO - É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

PROCEDÊNCIA - A instituição que originou o documento.

PROCESSO - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

PROCESSO ACESSÓRIO - É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

PROCESSO PRINCIPAL - É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

PROTOCOLO CENTRAL - É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

PROTOCOLO SETORIAL - É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.

REGISTRO - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos interessados.

TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE DESAPENSAÇÃO - É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE ENCERRAMENTO - É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA - É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA - É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo pode ser por intermédio de carimbo específico.

TERMO DE RESSALVA - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça pode ser por intermédio de carimbo específico.

TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

3. RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS

Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o protocolosetorial deverá observar:

a) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;

b) se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;

c) se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução;

d) se a correspondência será autuada ou não;

A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados à correspondência ou processo, conforme o caso.

Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

4. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA

a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla daunidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.

A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.

A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do protocolo setorial;

Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de que, em caso de devolução, a empresa de correios o localize, conforme o modelo a seguir:

Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.

b) A correspondência particular não será expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.

A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.

c) Correspondência Recebida e expedida Correspondência Recebida

A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribuição.

O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.

As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada, ao protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando por meio de sistema próprio.

d) Correspondência Expedida

O controle da expedição de correspondência caberá ao respectivo protocolo setorial, responsável pela numeração, que deverá ser seqüencial, numérico- cronológica e iniciada a cada ano.

O protocolo central do órgão ou da entidade manterá um controle da expedição de correspondência, a fim de informar aos usuários, sua localização, em tempo real.

5. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS

5.1 AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO

A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo;

d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;

g) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

h)Conferir o registro e a numeração das folhas;

i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente, do órgão ou entidade;

j) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente.

A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.

A autuação de documentos classificados como "SECRETO", "CONFIDENCIAL" ou "RESERVADO" será processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.

As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo.

Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes.

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando- se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.

5.2 NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS

As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1.

O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.

A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem rasurar.

Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.

Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas, prosseguir com a seqüência numérica existente;

Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas quanto necessário. Utilizar somente a frente da folha de despacho, não permitido-se a inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo "Em branco".

Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X" sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando- se da ocorrência.

Exemplo:

5.3 JUNTADA

A juntada de processos será executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.

5.3.1 JUNTADA POR ANEXAÇÃO

A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados.

A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios.

Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório.

Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver "TERMO DE RETIRADA DE PEÇA", na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no "TERMO DE RESSALVA" a ser lavrado imediatamente após o "TERMO DE JUNTADA".

A metodologia adotada para juntada por anexação é:

a) Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;

b) Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e manter os processos sobre as duas capas, formando um único conjunt

c) Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a numeração já existente no principal;

d) Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO' na última folha do processo mais antigo;

e) Anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado;

f) Registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação.

5.3.2 JUNTADA POR APENSAÇÃO

Observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:

a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;

b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;

c) lavrar o 'TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO' na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;

d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado;

e) Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação.

5.4 DESAPENSAÇÃO

Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem.

A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.

A metodologia para a desapensação será:

a) separar os processos;

b) lavrar o "TERMO DE DESAPENSAÇÃO' no processo que solicitou a juntada;

c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;

d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

e) registrar em sistema próprio, a desapensação.

A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante
determinação, por despacho de seu dirigente.

5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último despacho, o "TERMO DE DESENTRANHAMENTO".

Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.

O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s)
correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.

É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.

5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS

A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO", conforme metodologia a seguir:

a) Retirar os documentos que constituirão outro processo;

b) Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" no local onde foram retirados os documentos;

c) Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma, renumerando suas páginas.

5.7 DILIGÊNCIA

Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Federal, será devolvido ao protocolo central do órgão ou da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo máximo de trinta dias, cumprir a exigência.

A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à Administração Pública Federal será feita através de correspondência expedida
pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.

Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição que determinou a diligência.

5.8 ENCERRAMENTO SUBSEQÜENTE DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME

5.8.1 O ENCERRAMENTO DOS PROCESSOS SERÁ:

a) Por indeferimento do pleito;

b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;

c) Pela expressa desistência do interessado;

d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.

Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.

Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.

Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.

O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subseqüente.

A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma:

No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se- á "TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME", devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme abaixo.

5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜENTE

No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á "TERMO DE ABERTURA DE VOLUME" devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior.

A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.

Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra "anexo".

5.9 RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS

Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.

A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.

Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observará o seguinte procedimento:

a) Ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado
conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

b) Fazer representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo;

c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;

d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;

e) Atribuir nova numeração ao processo reconstituído;

f) Registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.

6. CARIMBOS

Os carimbos sugeridos nesta norma poderão ser emitidos por via informatizada, nos casos dos órgãos e entidades que utilizam sistemas próprios de protocolo, com medidas definidas pela conveniência de cada instituição, preservando as recomendações quanto às informações, conforme os exemplos a seguir.

6.1 CONFERE COM O ORIGINAL

O carimbo "confere com o original" será utilizado para autenticar a reprodução do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à Administração.

Esse carimbo tem a identificação do órgão ou entidade onde o documento está sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:

a) data da autenticação;

b) assinatura do servidor.

Exemplo:

6.2 CONFERIDO

O carimbo "conferido" será usado nas unidades de protocolo para registrar a quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação.

Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes informações:

a) quantidade de peças que constituem o processo;

c) rubrica do servidor e sigla do órgão autuado.

Exemplo:

6.3 CONFIDENCIAL

O carimbo "confidencial" será utilizado para facilitar a identificação do documento ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado.

Usarão o carimbo "confidencial", os servidores competentes para classificar o documento como tal.

Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.

As unidades de protocolo também usarão esse carimbo após a autuação de documento classificado como "confidencial", observados os procedimentos definidos nesta norma.

Exemplo:

6.4 DESMEMBRAMENTO

Exemplo:

6.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS

Exemplo:

6.6 DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA

O carimbo "devolução de correspondência" será usado pelos órgãos e entidades, para comunicar ao serviço dos correios a não localização do interessado.

Exemplo:

6.7 EM BRANCO

Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM BRANCO", em páginas e espaços que não contenham informações.

Exemplo:

6.8 NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA

O carimbo de "numeração de folha ou peça" será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais peças no processo.

Caberá ao protocolo central ou setorial do órgão ou entidade que inserir uma ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do carimbo de "numeração de folha ou peça", preenchendo com os seguintes dados:

a) número da folha ou peça;

b) rubrica do servidor que fez as anotações;

O nome do órgão ou entidade deverá circundar o carimbo.

Os órgãos ou entidades serão representados por abreviaturas, na palavra inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome, constando, também, à volta do carimbo, a sigla da unidade específica que tenha autuado o processo ou inserido peças.

Exemplo:

Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depósito bancário, DARF) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.

Exemplo:

6.9 NUMERADOR-DATADOR

O carimbo "numerador-datador" será usado para registrar, em ordem numérico- cronológica, os processos formados pelas unidades de protocolo.

Esse carimbo registrará, no processo, os seguintes elementos:

a) nome ou sigla da unidade administrativa responsável pela autuação;

b) número do processo;

c) data da autuação.

Será opcional, a cada órgão, a utilização do carimbo numerador-datador.

6.10 RESERVADO

O carimbo "reservado" será usado para caracterizar os documentos cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.

Usarão o carimbo "reservado", os servidores competentes para classificar o documento como tal.

Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.

As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "reservado", observados os procedimentos definidos nesta norma.

Exemplo:

6.11 SECRETO

O carimbo "secreto" será utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.

Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal.

Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.

As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação de documento classificado como "secreto", observados os procedimentos definidos nesta norma.

Exemplo:

6.12 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume.

Exemplo:

6.13 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume.

Exemplo:

6.14 TERMO DE DESAPENSAÇÃO

Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensação de processos.

Exemplo:

6.15 TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO

Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, na juntada por apensação.

Exemplo:

6.16 TERMO DE RESSALVA

Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos processos anexados.

Exemplo:

6.17 URGENTE

O carimbo "urgente" será usado em documentos cuja tramitação requeira maior celeridade que a rotineira. Usarão o carimbo "urgente" os servidores  competentes para classificar o documento como tal. Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.

Exemplo:

6.18 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO

Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, por ocasião da juntada por anexação, de dois ou mais processos.

Exemplo:

7. DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1 Observar princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo absoluta discrição com relação às informações neles contidas.

7.2 Dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando cuidados de higiene no seu manuseio, fazer furos centralizados, fazer as dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola apropriada, evitar uso de grampos metálicos, clips, preservar informações ao apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc.

7.3 Caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu respectivo manual operacional das ações destinadas ao serviço de protocolo, detalhando as rotinas e procedimentos, com base nesta norma.

7.4 Cada órgão ou entidade deverá ter uma comissão credenciada, com competência para receber documentos de caráter sigiloso, como confidenciais, secretos e reservados.

7.5 Caberá a cada órgão ou entidade definir sua própria estrutura de protocolo, determinando quanto à existência de protocolo central e/ou setorial.

7.6 As dúvidas e casos omissos serão dirimidos junto ao  Departamento de Logística e Serviços Gerais, subordinado à Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

(Of. El. nº 010/03)
D.O.U.
REP. 09/01/2003
23/12/2002